Tovie Recobra - Privacy Policy / Aviso de Privacidad

Versión en Español (Spanish Version)

Última actualización: 23 de julio de 2026

Sección 1: Identificación del responsable

Tovie AI Ltd (en adelante "Tovie", "nosotros", "nuestro") es el responsable del tratamiento de los datos personales que recopila y utiliza para sus propias operaciones de negocio en relación con los productos y servicios de Tovie Recobra.

Este aviso aplica al sitio web recobra.tovie.ai y a todos los servicios asociados al producto Tovie Recobra.

Nuestra función como responsable del tratamiento o encargado del tratamiento puede variar según los datos y el contexto y se describe con más detalle a continuación.

Cuándo actuamos como responsable y cuándo como encargado

Tovie actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de visitantes del sitio web, usuarios de cuenta, contactos de facturación, contactos de marketing y otras personas cuyos datos tratamos para nuestras propias operaciones de negocio, incluyendo la administración de cuentas, los pagos, la seguridad del producto, el soporte a clientes, el cumplimiento legal y el marketing directo cuando la ley lo permita.

Tovie actúa como encargado del tratamiento (data processor conforme al RGPD) respecto de los datos personales de deudores y demás registros que nuestros clientes cargan en Recobra para operar campañas de cobranza.

Respecto de los datos de deudores, nuestros clientes determinan las finalidades del tratamiento y siguen siendo responsables de la licitud de las actividades de cobranza, de la configuración de las campañas, de los guiones, de los avisos y divulgaciones requeridos, y de la base jurídica de los datos que cargan.

Sección 2: Datos personales que recopilamos

Recopilamos los siguientes tipos de datos personales:

De usuarios de la plataforma (clientes):

De visitantes del sitio web:

De deudores cargados por nuestros clientes:

Los datos de deudores que nuestros clientes (despachos) cargan a la plataforma son tratados por nosotros como encargados del tratamiento, no como responsables. El despacho cliente es el responsable del tratamiento de los datos de sus deudores.

Los tipos de datos pueden incluir: nombre, teléfono, monto adeudado, historial de pagos, contexto de la cuenta y metadatos definidos por el cliente cargados mediante archivos CSV u otros flujos de configuración del producto. Estos datos se procesan únicamente conforme a las instrucciones del despacho cliente. Los clientes son los únicos responsables del contenido que cargan en estos campos y en las áreas de texto libre de la plataforma.

Datos sensibles

Los productos Tovie Recobra no solicitan y no están diseñados para el tratamiento de categorías especiales de datos personales o datos personales sensibles, salvo que dicho tratamiento sea estrictamente requerido por la ley y se acuerde por escrito de forma separada.

Los clientes no deben cargar datos personales sensibles, incluyendo datos que revelen información de salud, creencias religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, datos biométricos, datos genéticos, vida sexual u orientación sexual, ni datos relativos a antecedentes penales, a través de ningún campo de la plataforma, incluyendo campos de texto libre y metadatos cargados vía CSV.

Si un cliente carga datos personales sensibles a pesar de esta restricción, el cliente sigue siendo el único responsable de establecer una base jurídica válida, proporcionar los avisos necesarios y cumplir todas las obligaciones legales aplicables como responsable del tratamiento de dichos datos.

Sección 3: Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para prestar el servicio): - Crear y gestionar tu cuenta de usuario - Procesar pagos y suscripciones - Operar la plataforma de cobranza con IA - Responder a consultas y proveer soporte técnico - Cumplir con obligaciones legales y regulatorias

Finalidades secundarias (requieren consentimiento cuando así lo exige la ley): - Enviar comunicaciones de marketing (newsletters, actualizaciones de producto) - Mejorar nuestros productos y servicios mediante análisis de uso agregado - Realizar investigación y desarrollo de nuevas funcionalidades

Puedes oponerte al tratamiento para finalidades secundarias en cualquier momento escribiendo a privacy@tovie.ai.

Sección 4: Base legal del tratamiento

Para usuarios en México (bajo LFPDPPP): - Consentimiento del titular (al aceptar este aviso) - Cumplimiento de relación contractual (al usar nuestros servicios) - Cumplimiento de obligaciones legales

Para usuarios en la Unión Europea (bajo RGPD): - Article 6(1)(a) RGPD - Consentimiento - Article 6(1)(b) RGPD - Necesidad contractual - Article 6(1)(c) RGPD - Cumplimiento legal - Article 6(1)(f) RGPD - Interés legítimo (analítica, seguridad)

Para usuarios en el Reino Unido (bajo el RGPD del Reino Unido y la Data Protection Act 2018): - Las mismas bases jurídicas señaladas anteriormente

Nada en este aviso limita los derechos obligatorios que te corresponden bajo las leyes de protección de datos que te son aplicables, incluyendo el RGPD, la LFPDPPP y la legislación de protección de datos del Reino Unido.

Sección 5: Compartición de datos con terceros

Compartimos datos con los siguientes proveedores de servicios (encargados del tratamiento) que nos ayudan a operar el producto:

Proveedor Finalidad Ubicación
Microsoft Azure Infraestructura cloud y procesamiento Múltiples regiones
Hetzner Almacenamiento de datos principales Alemania (UE)
OpenAI Modelos de lenguaje (procesamiento de texto) Estados Unidos
Anthropic Modelos de lenguaje (procesamiento de texto) Estados Unidos
ElevenLabs Síntesis de voz IA Estados Unidos
AWS S3 Almacenamiento secundario de grabaciones de llamadas Estados Unidos
Twilio Telecomunicaciones (llamadas) Múltiples regiones
Stripe Procesamiento de pagos Estados Unidos / Irlanda
HubSpot CRM y formularios web Estados Unidos
ZeroBounce Validación de emails de usuarios durante el registro Estados Unidos

Cada uno de estos proveedores está sujeto a sus propios términos de privacidad y a acuerdos de tratamiento de datos (DPA) con Tovie AI Ltd que garantizan estándares de protección adecuados.

Transferencias internacionales: Algunos de nuestros proveedores procesan datos fuera del Espacio Económico Europeo y de México. En estos casos, aplicamos las salvaguardas legales correspondientes: - Cláusulas Contractuales Estándar de la Comisión Europea (SCCs) - Decisiones de adecuación cuando aplica - Para operaciones en EE.UU., el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (DPF) cuando el proveedor está certificado

No vendemos tus datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia.

No utilizamos tus datos personales para entrenar nuestros propios modelos de IA ni modelos de terceros. Las opciones de intercambio de datos o participación en programas de mejora de modelos están desactivadas para los servicios comerciales que utilizamos en los productos Tovie Recobra, y no participamos en programas beta, de prueba previa, retroalimentación o colaboración que reclasifiquen los datos de clientes como datos de entrenamiento.

Sección 6: Seguridad de los datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos:

Medidas técnicas:

Medidas organizativas:

A pesar de estas medidas, ningún sistema de información es completamente seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte tus datos, te notificaremos conforme a los plazos que marca la ley aplicable.

Sección 7: Período de retención

Conservamos tus datos personales durante el tiempo necesario para las finalidades descritas en este aviso:

Después de los plazos de retención, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.

Cuando los datos personales se eliminan de los sistemas de producción activos, las copias limitadas de esos datos pueden permanecer en respaldos cifrados de bases de datos durante un máximo de 7 días, tras lo cual dichos respaldos se eliminan automáticamente por rotación. Como política de negocio, los datos personales ya eliminados no se restauran a partir de respaldos.
Los objetos de audio almacenados en AWS S3 se eliminan inmediatamente cuando existe una solicitud de eliminación aplicable y no están sujetos a un período de “soft‑delete” ni a una ventana de recuperación.

Además, tras la eliminación de una campaña por parte del cliente o la terminación de los servicios, Tovie podrá conservar los datos de cliente relacionados, incluyendo grabaciones de llamadas y datos de configuración de campañas, en modo archivado con acceso restringido, únicamente durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales aplicables y para defenderse o resolver controversias reales o razonablemente anticipadas. Estos datos archivados no se utilizan para la prestación activa del servicio y se eliminan posteriormente conforme a esta Política de Privacidad.

Para los datos de deudores relacionados con el incumplimiento de obligaciones contractuales, cualquier retención en modo archivado con fines legales o de gestión de controversias no excederá de 72 meses, en línea con la legislación mexicana aplicable.

Sección 8: Derechos ARCO (LFPDPPP) y derechos del titular (RGPD)

Como titular de los datos, tienes los siguientes derechos:

Bajo LFPDPPP (México) - Derechos ARCO: - Acceso: solicitar información sobre los datos que tenemos sobre ti - Rectificación: corregir datos incorrectos o desactualizados - Cancelación: solicitar la eliminación de tus datos - Oposición: oponerte a tratamientos específicos

Bajo RGPD (Unión Europea): - Acceso a tus datos - Rectificación de datos incorrectos - Borrado (“derecho al olvido”) sujeto a limitaciones legales - Limitación del tratamiento - Portabilidad de datos - Oposición al tratamiento - No ser sujeto de decisiones automatizadas con efectos legales significativos

Cómo ejercer tus derechos: Envía una solicitud por escrito a privacy@tovie.ai incluyendo: - Tu nombre completo y email registrado en la cuenta - Una identificación oficial (para verificar tu identidad) - Descripción clara del derecho que ejerces - Documentos que sustenten tu solicitud (si aplica)

Responderemos en los plazos establecidos por la ley aplicable: hasta 20 días hábiles bajo LFPDPPP, hasta 30 días bajo RGPD (extensible a 60 días en casos complejos).

Cuando Tovie procesa datos de deudores únicamente por cuenta de un cliente, podemos remitir tu solicitud al cliente correspondiente o exigir que la solicitud se gestione a través de dicho cliente como responsable del tratamiento de esos datos.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, tienes derecho a presentar una queja ante: - México: Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (SABG), autoridad competente en materia de protección de datos personales. - UE: la autoridad de protección de datos de tu país de residencia. - Reino Unido: Information Commissioner’s Office (ICO).

Sección 9: Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares con fines de funcionamiento, análisis y marketing. Las categorías que utilizamos son:

Cookies estrictamente necesarias: requeridas para el funcionamiento básico del sitio (sesión, preferencias de idioma, balanceo de carga). No requieren consentimiento.

Cookies de preferencias: recuerdan configuraciones del usuario para mejorar la experiencia (selección de idioma, tema visual). Opcionales.

Cookies analíticas: nos ayudan a entender cómo se usa el sitio mediante datos agregados y mayormente anónimos. Requieren consentimiento.

Cookies de marketing: utilizadas para medir el rendimiento de campañas publicitarias y mostrar contenido relevante en otras plataformas. Requieren consentimiento.

Cookies que utilizamos actualmente:

Esta lista se actualiza cuando agregamos o retiramos herramientas de terceros. Si en el futuro utilizamos cookies de marketing o publicidad, se solicitará tu consentimiento previo mediante el mismo banner.

Cómo gestionar tus preferencias: La primera vez que visitas el sitio, te mostraremos un banner de cookies que te permite aceptar, rechazar o configurar de manera granular cada categoría. Puedes cambiar tus preferencias en cualquier momento desde el enlace “Configuración de cookies” disponible en el pie de página.

También puedes gestionar las cookies directamente desde la configuración de tu navegador. Si desactivas las cookies estrictamente necesarias, algunas funcionalidades del sitio podrían no operar correctamente.

Sección 10: Datos de menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a empresas y profesionales mayores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de menores de 18 años. Si descubres que un menor ha proporcionado datos sin consentimiento parental adecuado, contáctanos en privacy@tovie.ai para eliminarlos.

Sección 11: Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, requisitos legales, o nuevas funcionalidades del producto. Cuando hagamos cambios materiales, te notificaremos por:

Continuar usando nuestros servicios después de la notificación constituye aceptación de las modificaciones.

Sección 12: Contacto

Para preguntas, solicitudes o quejas relacionadas con privacidad y datos personales:

Email: privacy@tovie.ai Por correo postal: Tovie AI Ltd, 128 City Road, London, England, EC1V 2NX

Para asuntos generales no relacionados con privacidad: contact@tovie.ai

English Version

Last updated: July 23, 2026

Section 1: Who we are

Tovie AI Ltd (hereinafter “Tovie”, “we”, “our”, “us”) is the data controller responsible for personal data collected for its own business operations in connection with the Tovie Recobra products and services.

This policy applies to the website recobra.tovie.ai and all services associated with the Tovie Recobra product.

Our role as data controller or data processor may differ depending on the data and context and is further described below.

When we are a controller and when we are a processor

Tovie acts as a data controller for personal data relating to website visitors, account users, billing contacts, marketing contacts, and other individuals whose data we process for our own business operations, including account administration, payments, product security, customer support, legal compliance, and direct marketing where permitted by law.

Tovie acts as a data processor (and, where applicable under Mexican law, encargado del tratamiento) for personal data of debtors and other records that our customers upload to Recobra in order to operate debt collection campaigns.

For debtor data, our customers determine the purposes of processing and remain responsible for the legality of collection activities, campaign settings, scripts, disclosures, and the lawful basis for the data they upload.

Section 2: Personal data we collect

We collect the following types of personal data:

Sensitive data

Tovie Recobra products do not request and are not designed for the processing of special categories of personal data or sensitive personal data unless such processing is strictly required by law and separately agreed in writing.
Customers must not upload sensitive personal data, including data revealing health information, religious or philosophical beliefs, political opinions, trade union membership, biometric data, genetic data, sexual life or sexual orientation, or criminal offence data, through any field of the platform, including free-text fields and CSV metadata fields.
If a customer uploads sensitive personal data despite this restriction, the customer remains solely responsible for establishing a lawful basis, providing required notices, and complying with all applicable legal obligations as controller of that data.

Section 3: Purposes of processing

Primary purposes (necessary to provide the service): - Create and manage your user account - Process payments and subscriptions - Operate the AI debt collection platform - Respond to inquiries and provide technical support - Comply with legal and regulatory obligations

Secondary purposes (require consent where required by law): - Send marketing communications (newsletters, product updates) - Improve our products and services through aggregate usage analysis - Conduct research and development of new features

You can object to processing for secondary purposes at any time by writing to privacy@tovie.ai.

Section 4: Legal basis for processing

For users in the European Union (under GDPR): - Article 6(1)(a) GDPR - Consent - Article 6(1)(b) GDPR - Contractual necessity - Article 6(1)(c) GDPR - Legal compliance - Article 6(1)(f) GDPR - Legitimate interest (analytics, security);

For users in the United Kingdom (under UK GDPR / Data Protection Act 2018): - Equivalent legal bases as listed above;

For users in Mexico (under LFPDPPP): - Consent of the data subject (upon accepting this notice) - Performance of contractual relationship (upon using our services) - Compliance with legal obligations;

Nothing in this Policy limits any mandatory rights available to you under the data protection laws that apply to you, including GDPR, LFPDPPP and UK data protection law.

Section 5: Sharing data with third parties

We share data with the following service providers (data processors) that help us operate the product:

Provider Purpose Location
Microsoft Azure Cloud infrastructure and processing Multiple regions
Hetzner Primary data storage Germany (EU)
OpenAI Language models (text processing) United States
Anthropic Language models (text processing) United States
ElevenLabs AI voice synthesis United States
AWS S3 Secondary storage for call recording United States
Twilio Telecommunications (calls) Multiple regions
Stripe Payment processing United States / Ireland
HubSpot CRM and web forms United States
ZeroBounce Email validation for user registration United States

Each of these providers is bound by their own privacy terms and by Data Processing Agreements (DPAs) with Tovie AI Ltd that ensure appropriate protection standards.

International transfers: Some of our providers process data outside the European Economic Area and Mexico. In these cases, we apply the corresponding legal safeguards: - European Commission Standard Contractual Clauses (SCCs) - Adequacy decisions where applicable - For US operations, the EU-US Data Privacy Framework (DPF) when the provider is certified.

We do not sell your personal data to third parties under any circumstances.

We do not use your personal data to train our own AI models or third‑party models. Data sharing or opt‑in settings for model improvement are disabled for the commercial services used for Tovie Recobra products, and we do not participate in beta, preview, feedback, or partner programs that would reclassify customer data as training data.

Section 6: Data security

We implement reasonable technical and organizational measures to protect your data:

Technical measures:

Organizational measures:

Despite these measures, no information system is completely secure. In the event of a security breach affecting your data, we will notify you within the timeframes required by applicable law.

Section 7: Retention period

We retain your personal data only as long as necessary for the purposes described in this policy:

After retention periods, data is deleted or irreversibly anonymized.

When personal data is deleted from active production systems, encrypted database backups may continue to contain limited copies of that data for up to 7 days, after which those backups are automatically removed on rollover. Deleted personal data is not restored from backups as a business policy.
Audio objects stored in AWS S3 are deleted immediately upon an applicable deletion request and are not subject to a soft‑delete or recovery window.

In addition, after a customer deletes a campaign or terminates the Services, Tovie may retain related Customer Data, including call recordings and campaign configuration data, in an archived mode with restricted access, solely for the period necessary to comply with applicable legal obligations and to defend or resolve actual or reasonably anticipated disputes. Any such archived data is not used for active service delivery and is deleted afterwards in accordance with this Privacy Policy.

For debtor data relating to non‑performance of contractual obligations, any archival retention for legal or dispute‑handling purposes will not exceed 72 months, in line with applicable Mexican law.

Section 8: Your rights

As a data subject, you have the following rights:

Under GDPR (European Union) and UK Data Protection Act: - Access to your data - Rectification of incorrect data - Erasure (“right to be forgotten”) subject to legal limitations - Restriction of processing - Data portability - Objection to processing - Not to be subject to automated decisions with significant legal effects

Under LFPDPPP (Mexico) - ARCO Rights: - Access: request information about data we hold about you - Rectification: correct incorrect or outdated data - Cancellation: request deletion of your data - Opposition: object to specific processing activities

How to exercise your rights: Send a written request to privacy@tovie.ai including: - Your full name and email registered on the account - Official identification (to verify your identity) - Clear description of the right you are exercising - Supporting documents (if applicable)

We will respond within the timeframes established by applicable law: up to 30 days under GDPR (extendable to 60 days in complex cases), up to 20 business days under LFPDPPP.

Where we process debtor data only on behalf of a customer, we may direct the request to the relevant customer or require the request to be handled through that customer as the controller of the data.

If you are not satisfied with our response, you have the right to file a complaint with: - EU: the data protection authority of your country of residence - UK: Information Commissioner’s Office (ICO) - Mexico: Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (SABG), the competent data protection authority under the LFPDPPP.

Section 9: Cookies and similar technologies

Our website uses cookies and similar technologies for functionality, analytics, and marketing purposes. The categories we use are:

Strictly necessary cookies: required for basic site functionality (session, language preferences, load balancing). Do not require consent.

Preference cookies: remember user settings to improve experience (language selection, visual theme). Optional.

Analytics cookies: help us understand how the site is used through aggregated and mostly anonymous data. Require consent.

Marketing cookies: used to measure advertising campaign performance and display relevant content on other platforms. Require consent.

Cookies we currently use:

This list is updated when we add or remove third-party tools. If we use marketing or advertising cookies in the future, we will ask for your prior consent through the same banner.

How to manage your preferences: On your first visit to the site, we will display a cookie banner that lets you accept, reject, or configure each category in a granular way. You can change your preferences at any time through the “Cookie settings” link in the footer.

You can also manage cookies directly from your browser settings. If you disable strictly necessary cookies, some site functionality may not work correctly.

Section 10: Children’s data

Our services are intended exclusively for businesses and adult professionals. We do not knowingly collect data from minors under 18. If you discover that a minor has provided data without proper parental consent, contact us at privacy@tovie.ai to delete it.

Section 11: Changes to this policy

We may update this policy periodically to reflect changes in our practices, legal requirements, or new product features. When we make material changes, we will notify you by:

Continuing to use our services after notification constitutes acceptance of the modifications.

Section 12: Contact

For questions, requests, or complaints related to privacy and personal data:

Email: privacy@tovie.ai Postal mail: Tovie AI Ltd, 128 City Road, London, England, EC1V 2NX

For general inquiries unrelated to privacy: contact@tovie.ai

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